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書類をきれいにスキャンするコツ10。プロ顔負けのテクニック(書類整理のヒント2)。

書類をきれいにスキャンするためのコツについて書きます。書類を内容だけでなく、見た目もきれいにスキャンしてデータ化するというということを想定しています。

保存版としてとっておいたり、とっておいたデータを、もう一度きれいに印刷して使いたいときなどに役立つコツです。

あまり需要はないかも知れませんが、参考までに書いておくことにします。

 

書類をきれいにスキャンするコツ10。

書類をきれいにスキャンするにはいくつかコツがあります。これを押さえれば、自宅でもきれいにスキャンするのは可能です。以下がそのコツです。

1. フラッドベッドスキャナーで。

2. きれいに掃除して使う。

3. 解像度は300dpi〜400dpiで。

4. 保存形式はpdfがおすすめ。

5. 色(明度)は明るいよりは暗め(濃いめ)がいい。

6. フチまできれいにスキャンしたい。

7. 真っすぐスキャンするためのコツ。

8. ゆがんだりずれないために。

9. ページものは2冊あるとよい。

10. 裏映り(うらうつり)しないようにするために。

それでは詳しく書きますね。

1. フラッドベッドスキャナーで。

ただ単に書類の内容をメモしておきたい場合は、スマホで写真撮影などでも十分ですが、書類自体をきれいにスキャンしたい場合は、フラッドベッドスキャナーが最適です。

フラットベッドスキャナーというのは、よくあるコピー機のようなスキャナーで、上面にフタがついていて、フタを空けると透明な板があり、そこにスキャンしたい紙を置いて、フタを閉めてスキャンするというタイプのスキャナーです。

パソコンにつないで使います。ですから、書類をスキャンしてデータ化するには、パソコンも必要です。

2. きれいに掃除して使う。

当たり前ですが、スキャナーの紙を置く透明な板面が汚れているとゴミとしてスキャンされてしまいますので、きれいにスキャンしたいのなら、きれいに掃除してから使います。

3. 解像度は300dpi〜400dpiで。

スキャンするときの解像度は300dpi〜400dpiなら安心のきれいさでスキャンできると思います。印刷の解像度がそんなものだからです。

自分でプリントアウトするだけなら、200dpiくらいでも良いでしょう。わたしは念のために300dpiでスキャンします。

web上で使うのなら、72dpiなど、もっと軽い方が良いですが、印刷やプリントアウトには、ある程度解像度が高い必要があります。

ただ、400dpiを超えてしまうと、データがいたずらに重たくなるだけで無駄です。400dpiを超えた解像度は、人間の目には違いがわからないからです。

400dpiは印刷物でも、美術の作品集などでしか使われない解像度で、多くの印刷物は350dpiです。

わたしは、自分にはそこまでは必要ないと思ったので、300dpiでスキャンしています。

4. 保存形式はpdfがおすすめ。

スキャンしたデータを保存するとき、色々な保存形式がありますが、家庭で保管するなら、pdfがおすすめです。

よく使われるjpg(jpeg)は、保存するたびに劣化する保存形式ですのでおすすめしません。jpgはデータが軽くなるのが利点ですが、もし使うなら、保存は最初の一回にとどめましょう。

劣化しない保存形式はpng、psd、epsなど他にも色々ありますが、pdfはデータも軽くなるので気に入っています。

5. 色(明度)は明るいよりは暗め(濃いめ)に。

薄い色の部分をきれいにスキャンするのはかなり難しいことで、ある程度はあきらめも必要です。

でも、あえて薄い色の部分も、ある程度きれいにスキャンしたいのであれば、スキャンの色合いは、標準よりもやや暗めに設定するのがコツです。

明るくすると、色が白くとんでしまうからです。後でフォトレタッチソフトなどで色調を変えることができるのですが、暗い色を明るくすることはとても簡単にできますが、明るいものを暗くすることはかなり難しいことです。

もし、真っ白にとんでしまえば、色素が何も残っていないので、どうすることもできません。標準できれいに写ればそれがベストかも知れませんが、できなければ色は暗め(濃いめ)がマシなのです。

6. フチまできれいにスキャンしたい。

紙のフチまで絵柄や色があるものを、端まできれいにスキャンするのに一番簡単な方法は、紙よりも大きくスキャンするということです。

A4の書類なら、B4サイズで余白をつけてスキャンすると全体が入るのでうまくいきます。

わたしはA3のスキャナーを持っているので、A4サイズやB4サイズの紙なら簡単にフチまできれいにスキャンできます。

でも、多くの家庭用のスキャナーはA4サイズまででしょう。このような場合は、半分ずつスキャンして、あとでフォトレタッチソフトで合成して1枚につなげるときれいにできます。

7. 真っすぐスキャンするためのコツ。

真っすぐスキャンできなくても、後でフォトレタッチソフトなどで回転させて真っすぐにすることはできますが、書類がたくさんあるなら、もっと簡単に真っすぐスキャンするようにした方が楽です。

特に上記の6のように、フチまできれいにスキャンしたいのなら、スキャナーのガイドに合わせてしまうとフチまでスキャンすることはできません。

そういときは、薄い定規などをスキャナーの端にセロテープなどで固定してガイドを作ってしまいます。

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わたしは、上の写真のように、クリアフォルダをカッターで切ってガイドとしてセロテープで固定し、たくさんのA4サイズの書類を余白をつけてフチまで入れて、B4サイズでスキャンしています。

8. ゆがんだりずれないために。

スキャンでゆがんだりずれないためには、「しっかりおさえる」のが何よりもコツです。手間はかかりますが、テープで固定するのは一番安心です。

紙をテープで傷めないためには、洋服などのホコリをつけて、テープの粘着力を弱めておくと良いです。

雑誌のような綴じてあるものの場合は、別の雑誌などを上に載せて固定して、さらにスキャンしている時はずっと押さえつけていると、わりと真っすぐにきれいにスキャンできます。

9. ページものは2冊あるとよい。

背表紙のある雑誌などは、センターの部分がどうしても浮いてしまいます。そういう場合は、雑誌を分解してページを1枚ずつバラしてからスキャンすると上手くスキャンできます。

ですが、雑誌自体はこわれたまま、元には戻りません。

ですから、これは保存しておきたいという雑誌などがある場合、可能なら2冊以上同じものを入手しておくのがおすすめです。

そうすれば、1冊は保存用に残しておき、もう1冊はバラしてスキャンしたら処分することができるでしょう。

わたしは1冊しかないものはセンターの部分はあきらめて、できるだけきれいにスキャンしています。後で、もし必要なら、センターの部分はフォトレタッチソフトで描き足すつもりです。

10. 裏映り(うらうつり)しないようにするために。

紙が薄い雑誌などは、そのままスキャンすると紙の裏の文字などが透けて写ってしまうことがあります。

こういう場合は、裏に黒い紙をあててスキャンします。黒い紙が黒い文字などを同化してしまうので目立たなくなり、きれいにスキャンできます。

黒い紙は1枚だけ買ってきてもいいですが、もしあれば、クリアファイルに台紙として入っていることがあるので、取り出して使うと良いです。

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おわりに

以上、今回は、書類をきれいにスキャンするコツを10個、プロ顔負けのテクニックということでお伝えしました。

わたしは紙媒体を作る仕事をしている関係上、知識があったのと、A3のスキャナーを持っているので自分でスキャンをしています。

最初にきちんとセッティングすれば、1分で1枚、1時間で60枚のペースでスキャンできるのでボチボチやっています。

でも、多くの方は、何と面倒なこと! わけがわからない! などと思われたのではないでしょうか?

実際そのとおりだと思います。

もしどうしてもきれいにデータを残しておきたい大切な書類があり、スキャナーもパソコンもフォトレタッチソフトも持っていないのなら、そこにお金をかけるよりも、プロに頼むことをおすすめします。

また、もしデータはいらないのであれば、現物の大切な書類の方を大事にとっておけば良いのではないでしょうか?