晴れやかブログ

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書類整理におすすめな方法。 1案件1フォルダで、もう重たいファイルとはサヨナラ!

最近、断捨離の一方、手持ちの書類整理にも取り組んでいます。

やっているうちに「これはいい!」と思ったおすすめな方法を思いつきましたので、お伝えしますね。

こんまりさんの「1つのファイルにまとめて…」では上手くいかない方にはおすすめです。また、ぶ厚いファイルを持ち上げるのも億劫という、50代など、高齢の女性にもおすすめです。

特にたくさんの検討中の書類の一時整理(一次的な整理)には使えます。「書類全捨て」で後悔したくない方にもおすすめです。

それでは詳しく書きますね。

 

こんまりさんの「1つのファイルにまとめて…」とは真逆の方法。

わたしは、まだ検討中の書類、保存したい書類、といった、片がついていない書類が大量にあります。

特にわたしは、紙媒体をつくる仕事をしている関係で、そうでない人よりも「紙関係」はたくさん持っていると思います。

そういう場合、1つのファイルにまとめておいて、必要な時に探すという、こんまりさんの方法は無理があります。

案件がたくさんあるので、未整理で必要な時に出て来ないだけです。

また、「書類全捨て」にもとても抵抗があります。(以前、これに近いことをして後悔した経験もあります。)

自分は独特な例だと考えて、片づけ本を参考にしつつも、自分なりに考えることにしました。

ここ半年、それでもかなりの書類を捨てましたが、すぐに捨てるかどうか決められないものもたくさんあります。

こういう場合は、「一次的な整理」が必要なのではないかと思います。

書類整理におすすめなアイテム: クリアファイル

まず、必要なアイテムです。↓

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100円ショップで10枚100円などで売られている、ペラ紙をただ入れる用の、2辺がL字に開いているフォルダです。

このフォルダを使って、バラバラな書類を整理するのですが、その時におすすめなのが「1案件1ファイル」で入れていくということです。

例えば、銀行の書類などは、1つの銀行につき、1枚の場合もあれば、何枚かある場合もあります。

そういうときは、銀行ごとにまとめて入れていきます。

そうすると、ただのバラバラの書類ではなく、ファイルに入っているものは、グループだということがわかります。

この方法の何が良いって、まずは重たいファイルとサヨナラできるってことです。

以前やっていた失敗例

ちょっと以前わたしがやっていた書類整理の失敗例をお話しします。以前は、以下のような、何ポケットもあるような、ぶ厚いクリアファイルに入れていました。↓

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40ポケットとか、48ポケットとかのファイルで、黒は仕事などの契約関係、黄色は銀行やカードや保険などのお金関係、 水色はその他のもの(取り説とか)などと、自分なりに整理していたつもりでした。

でも、物事はそう単純に3つに分けられるものではないので、無関係なものが混ざってしまう上、書類はたちまち一杯になってしまいました。

また、本当は自分のメインの銀行のことだけ調べたいのに、調べるために、分厚くて重たい他の無関係な書類がいつもくっついてくるのです。

特に歳をとると、重たいファイルを取り出すのは、腕もくたびれてしまいます。

それで、わたしは、もう他の無関係な書類がくっついてこないように、全部バラバラにすることにしてみたのです。

また、48ポケットとかのファイルに、バラバラな書類をただ並べて入れておくと、どこからどこまでが自分の見たい書類なのかわからなくなってしまうという欠点もありました。

例えば銀行の書類って、別の銀行でも、似たような細かい文字で色々書いてありますし、A銀行は3枚なのに、B銀行は5枚だとか、フォーマットも銀行によって色々です。

書類はバラバラにしたいけど、同じ案件の書類はまとめてグループにしておきたい…そんな悩みを解決してくれたのが、ペラペラの透明なクリアフォルダだったんですね!↓

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ちなみに、黄色の48ポケットのファイルに入っていた書類の案件は、全部で20案件ありました。

いくつかの銀行の書類、カード会社の書類、国民年金の書類、国民健康保険の書類、住民税の書類などなどで、合計20案件です。

それで、クリアフォルダ20枚を用意し、カラにした48ポケットのファイルと厚さを並べてくらべてみると、クリアフォルダ20枚の方が全然かさばりません。↓

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以下は、案件ごとにフォルダに入れたところです。48ポケットのファイルは、この写真ではカラですが、書類が各ポケットに入っていたときはパンパンにふくれあがっていました。↓

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これで、1案件1フォルダ、案件ごとにバラバラになりました。

1つの案件にからんだ書類は1つのフォルダにまとまっているので、必要な書類がとても探しやすく、また無関係な書類軍団を一緒に持ってこなくても良くなりました。

さらに

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こういうタイプのファイルって、上1辺しか開いてないので、取り出しにくいですよね? ですから、「もうこれ要らない」と思って抜き出すと、空いたページが出てきてしまいます。

それを整理しようと思うと、1枚ずつ抜いて、となりのポケットに移し替えて詰めるということをしないと、きちんとおさまりません。

もし最初の方のページが空いたら、後ろのページ全ページ移し替えるという手間が発生していました。

当然、こんな面倒なことはやらなくなります。

中途半端に空いたページがところどころに発生してそのままになっていました。

ファイル自体はぶ厚いまま、かさばるだけになっていました。

もし、48ポケットや20ポケットなどの分厚いファイルを使うなら、当分動かす必要のない、保存版の書類で、別の案件が混ざらないように使うのが良いです。

例えば、年金定期便を溜めていくなどです。(とっておくなら…の話ですが。)ファイルが空いているからといって、無関係の健康保険なども混ぜてしまうと、とてもやっかいなことになります。

1案件1フォルダで、下記のようなフォルダがいっぱいになってしまったら、↓

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例えば、もし20枚も関連書類が存在するなど、フォルダがかさばるのなら、マチ付きのフォルダを使ったり、保存版なら、20ポケットなどの厚手のクリアファイルを追加購入して入れれば良いでしょう。

こだわるのは、1案件1フォルダ(ファイル)です。

1案件1フォルダ管理の5つのメリット

以下に、1案件1フォルダ管理の5つのメリットをまとめます。

メリット1: 1つのフォルダが軽い

これは、くりかえしになりますが、見たい時に、無関係な書類がくっついてこないので、軽いです。

わたしは50代ですが、歳をとると重たいものは特に億劫になっていきます。女性は特にそうではないでしょうか?

メリット2: 迷子書類にも有益

また、 1案件1フォルダでバラバラにしておくと、別のところにあった同一の案件とドッキングしやすくなります。

わたしは、48ポケットの分厚いファイルに国民年金の書類がある程度入っていましたが、ある程度は別の引出しに放り込んであったりしました。

このような、1案件なのにバラバラになって迷子になっている書類はいくつもあります。

書類が出てくるたびに、とにかく案件ごとにわけて入れて、一カ所にまとめていくと、いつか迷子同士は出会いやすくなります。

メリット3: 書類がキレイに保存できる

また、このフォルダは、書類がキレイな状態で保存できるというメリットもあります。

案件ごとにホチキスでとめたり、クリップでとめたりすると、穴があいたり、跡がついてしまうことがあります。

でも、フォルダにいれておけば、シワにもならず、キレイに保存できますね。

わたしは、印刷物を作る仕事をしているので、自分の過去の作成物などは、キレイな状態で保管しておきたいと思っています。

チラシ1枚とか、薄っぺらいパンフレットなどは、このフォルダに入れてキレイに保存しています。

メリット4: 捨てやすいし探しやすい

また、書類が不要になったときも、捨てやすいです。フォルダから取り出しやすいですし、無駄に表紙もついてないので、1案件だけにしておけば、1番上の書類を見れば、何の書類かわかるでしょう。

書類の断捨離にもおすすめなのです。

メリット5: 流動性が高く変化に対応しやすい

わたしは、先月から今月にかけて、結局上記のおすすめのペラペラのクリアフォルダを100枚購入しました。

最初は10枚くらいあれば良いだろうと思ってためしに10枚買いましたが、その後、50枚追加購入、さらに40枚追加購入し、合計100枚購入しています。

書類整理はまだ途上にあります。迷子同士が出会えばもっと枚数は減らせるかも知れませんし、また逆にさらに追加購入するかも知れません。

書類はまたどこからか見つかったり、また新しく届いたりします。書類整理をすべて完璧に完了させるのは不可能とも言えます。

案件ごとにバラバラにしておくと、変化に対応しやすいのです。

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おわりに

書類整理の1案件1フォルダ管理について書きました。ゴチャゴチャ書いてきましたが、ただ単に、案件ごとにクリアフォルダに入れて仕分けるだけのことです。

いかがでしょうか? 自分でやっていて、大量のバラバラな書類を整理しやすいと感じたのでお伝えしてみました。

迷うなら、分類してから捨てても遅くはありません。また、分類しながら捨てられるものは捨てられます。

手間はかかりますが、案件ごとに「必要かどうか?」と、書類1つ1つに向き合いやすくもなります。

以前「全捨て」で後悔したのは、「向き合わずに思考停止状態でやっつけてしまったから」だと思っているところです。